Surat penawaran adalah surat yang dikirimkan HRD kepada kandidat terpilih yang berhasil melewati serangkaian proses rekrutmen. Dokumen ini berisi pernyataan bahwa mereka diterima sebagai karyawan dan informasi penting seputar pekerjaan, seperti informasi jabatan dan gaji yang akan diterima. Untuk lebih memahaminya, baca artikel ini sampai habis ya.
Apa Itu Surat Penawaran Kerja?
Surat penawaran kerja adalah dokumen yang menginformasikan posisi/jabatan, gaji, hingga benefit yang mau ditawarkan kepada kandidat terpilih. Meski bukan dokumen legal, surat ini menunjukkan keseriusan perusahaan terhadap kandidat, sekaligus mencari tahu minat kandidat untuk bergabung dan menjadi bagian perusahaan.
Surat penawaran kerja bisa dikirim dalam bentuk hard copy dan soft copy (dikirim melalui email). Beberapa poin yang tercantum dalam surat penawaran kerja masih bisa dinegosiasikan. Nanti kesepakatan final akan tercantum dalam surat perjanjian kerja. Surat penawaran kerja yang diterima oleh kandidat harus ditandatangani dan dikirim kembali ke perusahaan dalam jangka waktu yang sudah ditentukan.
Isi Surat Penawaran Kerja
Sebenarnya tidak ada format khusus dalam menulis surat penawaran kerja. Hanya saja, perusahaan atau HRD perlu menginformasikan beberapa poin di bawah ini:
1. Pemberitahuan Terpilihnya Kandidat
Sebagai pembuka, cantumkan nama kandidat beserta alamatnya. Setelah itu, berikan informasi bahwa kandidat terpilih mengisi salah satu posisi di perusahaan. HR bisa menggunakan kalimat, seperti:
Kami mewakili (isi nama perusahaan) ingin menyampaikan bahwa Anda terpilih untuk mengisi posisi (nama pekerjaan). Kami sangat terkesan dengan keterampilan dan pengalaman yang Anda tunjukkan selama mengikuti proses rekrutmen. Kami percaya, Anda bisa memberikan kontribusi terbaik untuk perusahaan.
2. Jabatan dan Deskripsi Kerja
Jelaskan mengenai jabatan dan deskripsi pekerjaan yang ditawarkan kepada kandidat. HR bisa menuliskannya dalam kalimat berikut:
Jika menerima tawaran ini, Anda akan menjabat sebagai (isi nama posisi atau jabatan). Posisi/jabatan ini bersifat (permanen/kontrak/paruh waktu). Untuk deskripsi pekerjaan lengkap, kami telah melampirkannya bersama surat ini. Anda akan bekerja di bawah pengawasan dari (sebutkan nama dan jabatan atasan langsung).
3. Tanggal Mulai Kerja
Informasikan mengenai tanggal kandidat mulai bekerja di perusahaan, misalnya:
Kami berharap Anda dapat mulai bekerja pada tanggal (isi tanggal mulai bekerja). Apabila Anda berhalangan, mohon untuk segera memberitahukannya kepada kami.
4. Lokasi dan Jam Kerja
Cantumkan mengenai lokasi dan jam kerja efektif pada posisi tersebut. Contoh:
Anda akan bekerja di (masukkan lokasi kantor) selama (isi jumlah jam) jam dalam satu minggu. Jam kerja Anda dimulai pukul (jam masuk) hingga (jam pulang) dari (nama hari) sampai (nama hari).
5. Kompensasi
Berikan informasi mengenai kompensasi apa saja yang diberikan oleh perusahaan. Misalnya,
Selama menjalankan tanggung jawab Anda di perusahaan, kami akan memberikan kompensasi berupa:
- Gaji pokok (tulis nominal).
- Tunjangan tetap (nominal).
- Tunjangan tidak tetap (nominal).
Pembayaran akan dilakukan setiap bulan pada (isi tanggal pembayaran) melalui (isi metode pembayaran). Anda juga akan menerima bonus tahunan dari perusahaan berdasarkan kinerja dan pembagian laba perusahaan.
Dalam memberikan penawaran kompensasi, simak contoh dan faktor-faktor yang mempengaruhi besaran kompensasi di artikel berikut ini: Contoh Kompensasi yang Diberikan Perusahaan pada Karyawan
6. Benefit
Jelaskan mengenai benefit lain yang bisa kandidat dapatkan, seperti asuransi kesehatan, jatah cuti, dan lain-lain. Contoh:
Sebagai karyawan di perusahaan kami, Anda berhak mendapatkan tunjangan asuransi kesehatan, berupa (tulis secara detail asuransi yang diberikan, misal asuransi kesehatan/mata/gigi). Perusahaan juga memberikan Anda cuti berbayar (jumlah hari) hari dalam satu tahun dan cuti sakit (jumlah hari) hari. Selain itu, perusahaan akan mengganti biaya (tulis tunjangan lainnya, misal reimburse pengobatan) setiap bulan, sesuai kebijakan perusahaan.
7. Tenggat Waktu Konfirmasi
HR perlu menentukan tenggat waktu konfirmasi surat penawaran kerja. Biasanya tidak lebih dari 7 hari. Contoh:
Jika Anda menerima tawaran pekerjaan ini, mohon untuk menandatangani salinan dari surat ini dan mengirimkannya kembali kepada kami sebelum (isi tanggal).
Contoh Surat Penawaran Kerja
Kepada Yth.
Saudara Kim Chae Young
di Jalan Anggrek Biru, Jakarta Pusat
Dengan senang hati, kami mewakili PT Melek Terus ingin menyampaikan bahwa Anda terpilih untuk mengisi posisi full time IT support. Deskripsi mengenai pekerjaan Anda secara lengkap sudah kami lampirkan bersama surat penawaran ini. Anda akan bekerja di bawah pengawasan Bapak Lee Dong Moon selaku Manager IT perusahaan.
Jika menyetujui penawaran ini, kami berharap Anda bisa mulai bekerja pada tanggal 10 Oktober 2022. Mohon segera menginformasikan kepada kami jika Anda berhalangan di tanggal tersebut. Anda akan bekerja di kantor pusat PT Melek Terus, Jl Mawar Merah, Jakarta Utara dari hari Senin sampai Jumat, selama 40 jam dalam satu minggu. Anda akan bekerja mulai pukul 08.00 WIB hingga 17.00 WIB.
Selama bekerja di posisi tersebut, Anda akan mendapatkan gaji sebesar Rp 6.000.000,- serta uang makan dan transport Rp 2.000.000,- yang dibayar setiap bulan. Pembayaran dilakukan pada tanggal 25 setiap bulannya melalui transfer ke rekening Anda yang terdaftar.
Anda mendapatkan perlindungan asuransi kesehatan dan asuransi jiwa selama bekerja di perusahaan. Selain itu, perusahaan juga menyediakan cuti berbayar sebanyak 7 hari dalam setahun dan cuti sakit 3 hari.
Jika Anda menerima tawaran kerja ini, mohon untuk menandatangani salinan surat ini dan mengirimkannya kembali kepada kami sebelum tanggal 07 Oktober 2022. Anda bisa menghubungi Ibu Lee So Young melalui email admhr@melekterus.id apabila membutuhkan informasi lebih lanjut.
Kami sangat menantikan kehadiran Anda untuk bergabung dengan perusahaan kami.
Hormat kami,
Park Ji Sung
HR Manager PT Melek Terus
manhr@melekterus.id
085123456789
Surat penawaran kerja adalah dokumen yang menginformasikan posisi/jabatan, gaji, hingga benefit yang mau ditawarkan perusahaan kepada kandidat terpilih. Penulisan isi surat penawaran kerja ada baiknya mengikuti panduan di atas, termasuk memberi keterangan mengenai benefit yang akan didapatkan kandidat. Untuk penjelasannya, baca artikel berikut yuk: HR Harus Tahu, Pentingnya Memberikan Benefit Bagi Karyawan
