Proses rekrutmen melibatkan beragam kegiatan mulai dari membuat deskripsi kerja, screening dokumen lamaran kerja, melakukan wawancara, hingga membuat offering letter. Untuk mengetahui bagaimana proses rekrutmen yang efektif dalam mendapatkan kandidat yang berkualitas, simak artikel berikut sampai selesai yuk.
Apa Itu Rekrutmen?
Ada beberapa pengertian rekrutmen menurut para ahli, seperti menurut Randall S. Schuler dan Susan E. Jackson. Rekrutmen merupakan upaya pencarian calon karyawan dalam jumlah tertentu dan harus memenuhi syarat, sehingga perusahaan bisa menyeleksi orang yang paling tepat untuk mengisi lowongan yang tersedia. Secara sederhana, rekrutmen adalah kegiatan mencari dan menyeleksi calon karyawan yang bertujuan untuk mengisi kekosongan posisi atau jabatan tertentu.
Proses Rekrutmen Karyawan Baru
Bagaimana proses rekrutmen pegawai baru? Berikut beberapa langkah yang bisa HRD terapkan dalam pelaksanaan proses rekrutmen agar lebih efektif.
1. Mengidentifikasi Kebutuhan SDM dalam Perusahaan
Sebelum melakukan rekrutmen fresh graduate, HRD perlu mengidentifikasi kebutuhan perusahaan akan karyawan untuk mengisi posisi yang kosong. Misalnya, menganalisis posisi atau jabatan yang kosong, apakah jika tidak segera diisi akan meningkatkan beban kerja karyawan lain? Perlukah membuka rekrutmen eksternal atau bisa memutasi karyawan lama? Jika membuka departemen baru, apakah perusahaan perlu membuka rekrutmen besar-besaran?
2. Siapkan Deskripsi Kerja
Membuat deskripsi kerja yang jelas adalah langkah penting dalam proses rekrutmen yang efektif. Setelah mengetahui kebutuhan SDM di perusahaan, selanjutnya tentukan tugas dan tanggung jawab untuk posisi yang dibutuhkan, lalu tulis dengan baik.
Deskripsi kerja membantu mengomunikasikan kebutuhan dan ekspektasi perusahaan terhadap kandidat. Buat deskripsi kerja sespesifik mungkin untuk mendapatkan kandidat yang memenuhi persyaratan dan kualifikasi dari posisi yang dibutuhkan.
3. Screening Lamaran Kerja
Jika sudah berhasil mengidentifikasi kebutuhan SDM dan urgensinya, HRD perlu menyiapkan rencana rekrutmen. Buat strategi yang tepat untuk menyebarkan lowongan pekerjaan. Selain itu tentukan juga SDM yang akan memeriksa CV, menjadwalkan interview, hingga orang yang akan memutuskan untuk memilih kandidat.
4. Screening Lamaran Kerja
Lakukan screening atau peninjauan kembali untuk setiap lamaran kerja yang masuk. Seleksi berdasarkan kualifikasi dan kebutuhan perusahaan. Jika ingin lebih mudah, HRD bisa menggunakan aplikasi ATS atau applicant tracking system. ATS akan menyeleksi atau melakukan screening sesuai syarat yang ditentukan.
5. Melakukan Wawancara Kandidat
Setelah mendapatkan pelamar yang sesuai persyaratan dalam jumlah tertentu, buatlah daftar penjadwalan wawancara. Jika jadwal sudah dibuat, HRD bisa segera menghubungi kandidat melalui telepon, pesan teks, atau email. Beritahukan jadwal wawancara, persyaratan lain yang harus dibawa, hingga dress code (jika diperlukan). Selain itu, buat juga daftar pertanyaan yang akan berguna untuk menggali kepribadian maupun potensi job seeker.
6. Mengenali Kandidat Lebih Jauh
Jangan terburu-buru memutuskan untuk menerima karyawan baru setelah proses wawancara berakhir. Sebab dalam wawancara, sebagian besar pelamar kerja tentu akan menunjukkan performa terbaiknya. Cobalah mengenali kepribadian kandidat lebih jauh melalui berbagai media. Misalnya, memanfaatkan pencarian di search engine Google, LinkedIn, Facebook, Twitter, Instagram, dan TikTok. Jika kandidat memiliki pengalaman magang atau kerja, coba hubungi perusahaan sebelumnya untuk mendapat informasi lebih banyak.
7. Offering Letter & Job Hiring
Mengirimkan offering letter menjadi salah satu metode & strategi rekrutmen yang efektif untuk mendapatkan karyawan berkualitas dan mencegah turnover. Offering letter adalah surat pemberitahuan resmi yang menyatakan kandidat terpilih untuk bekerja di perusahaan sesuai posisi yang dilamar.
Surat penawaran akan membatasi ekspektasi fresh graduate terhadap pekerjaan, posisi, salary, dan lainnya. Sebab, isi offering letter terdiri atas hak dan kewajiban karyawan. Setelah calon karyawan setuju, HRD bisa memberikan surat perjanjian kerja, kemudian secara bersama-sama melakukan proses penandatanganan sebagai tanda job hiring atau kerjasama dimulai.
8. Onboarding Karyawan
Setelah surat perjanjian kerja ditandatangani, HRD harus mendampingi dan memberi dukungan dalam proses onboarding karyawan. Tujuannya, agar onboarding program berjalan mulus. Onboarding karyawan adalah proses pekerja baru beradaptasi dengan lingkungan kerja, jenis pekerjaan, dan karyawan lain, termasuk karyawan senior yang terlibat dalam pekerjaan. Masa onboarding atau probation umumnya berlangsung selama tiga bulan.
Nah, itulah beberapa proses rekrutmen yang efektif untuk mendapatkan karyawan baru sesuai kebutuhan perusahaan. Untuk menerapkan proses rekrutmen di atas secara efektif, simak strategi rekrutmen yang bisa kamu terapkan berikut ini yuk: Strategi Rekrutmen untuk Mendapatkan Karyawan Berkualitas
